新電子數(shù)據(jù)管理規(guī)則：避免數(shù)字化破壞

　　為了維護數(shù)字時代的信息價值，企業(yè)應該整合所有商業(yè)流程中的電子數(shù)據(jù)管理規(guī)則。與日俱增的數(shù)字化企業(yè)藍圖了催生了大量信息管理問題。這些問題的回答必須保持服從管理和維護商業(yè)成功：什么是記錄?什么是文件?管理、規(guī)范或保證符合制定規(guī)則所采取的行動的目標是什么?這些行動的歷史如何保存?上述問題足以迫使很多記錄管理經(jīng)理考慮提前退休。然而，問題的答案被許多創(chuàng)業(yè)公司和承諾改革信息(描述電子數(shù)據(jù)管理歷史)保存方式的破壞性聯(lián)盟創(chuàng)作和實施。

　　理解改革正在進行的關鍵是：社會重視歷史的保存?，F(xiàn)在和未來新技術的迭代賦予我們比20世紀末能做更多的事情來保存歷史，使它們傳播并讓更廣泛的讀者接觸到。

　　保存數(shù)據(jù)的價值與信息被創(chuàng)建前管理設計的好不好有直接關系。如果我們只在信息創(chuàng)建后管理信息，相應的費用最終會壓倒任何數(shù)據(jù)的功能和經(jīng)濟價值。

　　這是過去15年e-discovery的基本課：隨著商業(yè)和政府接受電子商務實踐的有效性，他們忽略了信息系統(tǒng)的設計管理和實施持續(xù)的電子數(shù)據(jù)管理政策。比如，E-discovery，已經(jīng)變成一個數(shù)十億美元的全球服務產(chǎn)業(yè)。如果記錄管理經(jīng)理在初始流程和用例上成功設計和執(zhí)行e-discovery的管理規(guī)則，這些花費是可以避免的。如此做法可以減少相關系統(tǒng)、設備和應用泄露數(shù)據(jù)的位置。

　　EDI技術持續(xù)進化

　　隨著物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈和其它創(chuàng)新發(fā)展加快，它們從早期電子數(shù)據(jù)交換(EDI)技術派生而來，正持續(xù)的發(fā)生重大變化：記錄的“非物質(zhì)化”或者“解構(gòu)主義”。理解進化對駕馭這些創(chuàng)新對當前和未來GRC實施的影響至關重要。

　　EDI技術最初，主要是為了促進準時制生產(chǎn)制造業(yè)。公司很快意識到很多公司文檔被轉(zhuǎn)換為數(shù)字化記錄，包括冗余數(shù)據(jù)段。比如，沒有必要為每一個公司日常交貨都復制電腦生成的每筆購貨訂單的買家配送地址。信息現(xiàn)在只需包含最重要的、獨特的必要數(shù)據(jù)字段。其它需要的數(shù)據(jù)到時候再現(xiàn)場組裝到紙質(zhì)記錄對應的位置。

　　當在評估關聯(lián)交易有爭論或管理需求時，會產(chǎn)生并發(fā)癥。記錄管理經(jīng)理、數(shù)據(jù)庫管理員、律師和審計員努力縮小找到單一記錄與關系型數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)詞典、基礎軟件規(guī)則分散的嚴酷現(xiàn)實之間的差距。

　　所有需要的信息仍然被保存著，但不是以典型的格式。新規(guī)則，包括針對電子記錄功能和合法價值的前端流程更改，需要釋放相關EDI技術的全部潛力。

　　傳統(tǒng)記錄結(jié)構(gòu)的解構(gòu)，當然是技術進步所固有的。移動性和物聯(lián)網(wǎng)僅僅延伸了創(chuàng)造越來越小的數(shù)據(jù)組成的進化，只不過帶點小轉(zhuǎn)變而以。以當前的技術，任何存儲的信息必須有能力得到兩種相互矛盾的結(jié)果：a)把數(shù)據(jù)解構(gòu)成越來越小的單元，以便被移動設備的終端用戶瀏覽時看到。b)組裝來自大量外部設備的數(shù)據(jù)以利于分析。

　　換句話說，如今的技術正期待這些變化，以及確保數(shù)據(jù)目標是能被組裝、搜集進數(shù)據(jù)池中、跨多種關系型數(shù)據(jù)庫保持統(tǒng)一和能被分析的。它們不再被認為是分隔的個體記錄，而是一個大型單一的可以被分析的集合，

　　在數(shù)據(jù)被創(chuàng)建后的進行信息管理的傳統(tǒng)機制，再次被證明是不充分的。分析機要求可比較的數(shù)據(jù)。授權規(guī)則定義什么數(shù)據(jù)可以被吸收，不一致的數(shù)據(jù)被禁止直到它通過曠日持久的完整評估流程或者最終被丟棄。也就是說，數(shù)據(jù)作為歷史記錄的價值消失了。

　　電子數(shù)據(jù)管理設計變革

　　隨著技術持續(xù)追求更高的處理效率，它會延續(xù)信息資產(chǎn)的解構(gòu)化。區(qū)塊鏈發(fā)展很快，伴隨著各大銀行和企業(yè)全力投入使該技術成熟。由于特定記錄數(shù)據(jù)被深入劃分成“塊”，相同的解構(gòu)也正在發(fā)生。接下來，該技術更進一步，使被編碼和分散的這些數(shù)據(jù)塊能貫穿關聯(lián)機器組成的大網(wǎng)絡，以創(chuàng)造一個動態(tài)的資源庫生態(tài)系統(tǒng)。它的完整性在數(shù)學和計算方面有所保證，期盼整個交易分類賬簿和小型合同能被區(qū)塊鏈系統(tǒng)保存。

　　為了使現(xiàn)代信息管理成功，它必須在前端連接這些技術。每個塊變成相關信息管理規(guī)則必須在最初被授權并被分配的對象。那樣，無論它存儲在哪，數(shù)據(jù)都可以被組裝，并以權威性記錄保留價值。

　　商業(yè)和政府錯過了他們用EDI的機會。他們曾經(jīng)應對BYOD時太慢以至于無法改變航行方向，只好現(xiàn)在開始隨著物聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新的更大勢頭而展開行動?，F(xiàn)在，是時候在區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)和未來技術的設計中運用更多完整的信息管理了。

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